Il COVID ha costretto tutti a fare quel passo verso lo Smart Working, il lavoro flessibile, che molti stavano rimandando da troppo tempo ancorati ai vecchi e inefficienti modelli organizzativi.

Il lavoro flessibile fino ad oggi è stato spesso più un’operazione di facciata che una soluzione strategica e strutturale.

Un’organizzazione che prevede lo Smart Working è più flessibile ed efficiente ed è più intelligente, nel mondo in cui lavoriamo, portando vantaggi sia per l’azienda che per i suoi collaboratori

Man mano che lo Smart Working prenderà piede sarà necessario adottare nuovi tools e sviluppare capacità di gestire team che spesso lavorano in momenti o luoghi diversi.

La maggior parte delle competenze di gestione di base sono le stesse, ma devono essere esercitate a distanza, sia in tempo reale che in modo asincrono, one to one o tutti insieme integrando sempre di più clienti e fornitori.

Ecco quindi i nostri migliori consigli per la gestione di Smart Working Teams:

Pensa al lavoro flessibile e la virtualità come normali, piuttosto che come eccezioni a un normale modo di lavorare basato sul lavoro a tempo in luoghi definiti e orari fissi.

Lavora sulla base del fatto che la flessibilità nella gestione di tempi e luoghi sia permessa a tutti, in un modo o nell’altro, a meno che non ci siano vere ragioni per fare il contrario (es. reparti produttivi).

Nelle organizzazioni in cui il “lavoro flessibile” è considerato un’eccezione a un modo di lavorare tradizionale basato sulla presenza in ufficio o ad orari prestabiliti e fissi, i vantaggi di lavorare in modo più intelligente non saranno mai raggiunti e durante emergenze come questa del COVID possono non essere una scelta.

E’ fondamentale che ci sia un’unica cultura del lavoro per tutti: responsabili e collaboratori dell’organizzazione o del team devono avere gli stessi processi di lavoro in mente e gli stessi strumenti digitali per poter performare al meglio.

In caso contrario si creeranno solo colli di bottiglia, ostacoli e inefficienze.

Sii tu per primo un “modello” di lavoro flessibile per i tuoi collaboratori.

Mostra al tuo team come funziona lo Smart Working nella pratica. Per esempio rinunciando alla tua scrivania, testando per primo i tools e i software più innovativi, organizzando meeting informali in bar e ristoranti, lounge di aeroporti e stazioni o alberghi, prolungando la permanenza più del necessario senza dover rientrare per forza in ufficio.

Questo li aiuterà moltissimo a esercitarsi e a cambiare mentalità.

Uccidi il sospetto e poni le basi della fiducia reciproca.

Lo Smart Working implica una cultura basata sulla fiducia reciproca. Ciò significa dare ai tuoi collaboratori tutta la fiducia di agire come individui maturi che, con valide direttive e un accordo adeguato, possono fare scelte responsabili su come portare avanti e consegnare il lavoro conformemente agli obiettivi prefissati.

I collaboratori a cui si dà fiducia e responsabilità tendono ad avere una maggiore lealtà e spesso una volontà di fare il possibile per ottenere i migliori risultati.

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Gestiscili in base ai risultati, non alla presenza fisica.

La fiducia fa parte del contesto necessario per la gestione dei risultati. Significa non concentrarsi sul fatto che i collaboratori si presentino in ufficio a una determinata ora e siedano alla scrivania tutto il giorno, magari perdendo tempo sui social media senza che ce ne accorgiamo, ma sulla qualità dei risultati del loro lavoro.

Ciò richiederà in molti casi una pianificazione, organizzazione e monitoraggio più sistematici e puntuali. Una migliore definizione e comunicazione degli obiettivi. cioè di quali dovrebbero essere i risultati del lavoro di ognuno. non può che giovare a tutta l’azienda.

Uno dei clienti della nostra web agency Milano è passato brutalmente alla modalità di lavoro flessibile e ci ha confessato: “Sono sempre stato un accentratore maniaco del controllo. Sempre con il fiato sul collo ho sempre temuto che potessero avere cali di concentrazione o di impegno. Adesso, costretto dalla pandemia, mi accorgo che le mie risorse hanno sempre meritato più fiducia e autonomia. Forse per anni sono stato io il freno alle loro performance”.

Aumenta lo spirito di squadra e migliora il gioco della squadra stessa.

Quando si modificano i modelli organizzativi di lavoro e si consente una maggiore indipendenza nel modo in cui il lavoro stesso viene svolto, è importante avere un buono spirito di squadra e procedure e tools di collaborazione ben rodati.

In Smart Working è fondamentale far sapere agli altri colleghi dove e quando si lavora, mantenendo calendari e sistemi di flusso di lavoro aggiornato, garantendo la disponibilità per i vari tipi di riunioni e chiamate, mettendo a disposizione degli altri i lavori in corso e segnalando tempestivamente eventuali problemi.

Gli accordi all’interno del Team possono anche riguardare questioni come rendersi disponibili per la copertura dell’ufficio se necessario (es. visita di un cliente), di persona o da remoto, e coprendo il lavoro degli altri quando necessario.

Gli accordi tra collaboratori dovrebbero cercare di rispettare l’equilibrio tra lavoro e vita privata, ma un certo grado di flessibilità e disponibilità di tutti è auspicabile purchè nessuno ne abusi.

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Costruisci e mantieni l’identità del team

È abbastanza facile che succeda che le persone che lavorano regolarmente in remoto o in momenti differenti vengano inavvertitamente lasciati fuori dall’evolvere degli eventi o che si sentano essi stessi un pò esclusi.

Il team building e lo spirito di appartenenza del team sono quindi indispensabili per il successo di questo modello di lavoro.

Alcuni utili accorgimenti:

  • coltiva un buono spirito di squadra che preveda obiettivi collettivi e non solo individuali e coltivi il principio che la forza della squadra è esponenziale rispetto a quella del singolo;
  • organizza frequenti meeting virtuali in videoconference usando tutta la gamma degli strumenti aziendali disponibili;
  • incoraggia i membri del tuo team ad aiutarsi a vicenda distribuendosi equamente i carichi di lavoro e a condividere le conoscenze;
  • misura i risultati del team e dell’organizzazione ed evidenzia ad esempio, come il team ha contribuito agli obiettivi aziendali e ha fornito valore ai clienti;
  • incoraggia l’innovazione e una cultura del miglioramento continuo (Kaizen) all’interno del team e verifica che le idee siano condivise.

Non sottovalutare i problemi che comporta una rivoluzione culturale e organizzativa di queste dimensioni ma non cedere alle pressioni e alla tentazione di tornare ai vecchi sistemi di lavoro.

I manager devono usare le loro “abilità di leader” per cercare i primi indizi di problemi e tramutarli in sfide per andare avanti. Quando rivoluzioni un’organizzazione intoppi e resistenze fanno parte del gioco.

Essere il leader di una rivoluzione implica essere aperti al confronto in maniera più franca possibile con i membri del tuo team su ciò che sta o non sta funzionando. Accordi, modelli, strumenti e impatti sulla vita privata dei singoli devono essere portati in evidenza senza timori, per essere tutti rimessi in discussione.

Come dicevamo, nei momenti difficili, non cedete alla tentazione di tornare ai vecchi modi di lavorare. Se la qualità del nostro lavoro o quello dei nostri collaboratori e colleghi dipende veramente dallo stare sempre seduti in ufficio alla nostra scrivania abbiamo un problema ben più importante e profondo dello Smart Working.

Un’altro cliente ci ha dichiarato: “Ho provato per anni a fare il salto. Ogni volta c’era una scusa nuova per fare marcia indietro. Un software sbagliato, un partner inadeguato, conflitti all’interno del team. Tutte scuse. Il COVID ci ha costretti tutti a fare un salto di qualità senza scuse e ripensamenti. Ci siamo sentiti tutti insieme e abbiamo riconosciuto che il problema eravamo noi. Ci siamo ripromessi di non cadere più nella trappola della pigrizia”

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Festeggia il successo e riconosci lo sforzo.

Lo Smart Working porta inevitabilmente a vedersi di meno e quindi diventa fondamentale riconoscere gli sforzi e i risultati di tutti pubblicamente. Dire “grazie” e “ben fatto” può solo fare bene.

Non c’è niente di più demotivante di un capo che non riconosce il valore del nostro lavoro.

Come vedi, il lavoro flessibile non fa altro che “obbligarti” a usare le buone e vecchie regole di leadership che la vicinanza spesso ci fa dimenticare dando per scontati certi passaggi che sono invece fondamentali.

Lo Smart Working quindi non ci rende solo più efficienti ma ci spinge ad essere Leader migliori.

Non hai bisogno di essere un grande esperto di Change Management, basta il vecchio e caro BUONSENSO e un valido partner esperto in tecnologia e processi che ti supporti.

Buona rivoluzione!

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